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| 浅谈物业管理企业的内部会计控制 |
| 发布时间：2011-11-15 08:54:37 浏览次数：862 |
为了加强和规范企业的内部控制，提高企业经营管理和风险防范能力，促进企业的可持续性发展，维护社会主义市场经济和社会公众利益，根据国家有关法律法规，财政部于2008年会同证监会，审计署，银监会、保监会制定了《企业内部控制基本规范》，规定2009年7月1日起在上市公司范围内施行，同时鼓励非上市的大中型企业执行。随着国家相关法律法规的不断完善，市场竞争的日益激烈，都给物业管理公司带来良好的机遇和巨大的挑战，如何规范内部控制管理，建立以服务业主为导向的运作机制，理顺内外工作关系，拓展盈利模式，增强核心竞争力，是所有物业管理公司都面临的重大课题。
一、物业管理企业内部会计控制的现状
内部控制是由企业董事会、经理阶层及其他员工实施的，为保证财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循性等目标的实现而提供合理保证的过程。内部控制整体框架包括了内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及内部监督，而内部会计控制又是内部控制的核心。物业管理与一般的服务行业相比有其明显的个性，它提供的是全天候、不间断、多方位、多层次的过程性服务产品，因此会计控制相比较于其他行业也存在一定的特殊性。由于物业行业在我国存在时间较短，很长一段时间是作为房地产行业的一个分支，因而缺乏专门性的规范和制度进行指导，内部会计控制制度的建立就需要在《企业内部控制基本规范》的指导下，根据各个物业管理企业自身特点，建立起一套切合实际，行之有效的内部会计控制制度。以下简单介绍陆家嘴物业管理有限公司（以下简称陆家嘴物业）在内部会计控制中遇到的问题及采取的一些相应的对策。
二、内部会计控制中存在的不足
1、内部会计控制制度不规范。究其原因，一方面是陆家嘴物业的经营规模在物业行业中属于大型企业，业务活动涉及的金额一般较小，但是业务量却很大，考虑到成本效益原则，没必要专门设置内部控制部门和机构，往往造成权责不清的局面；另一方面，陆家嘴物业管理的物业类型多样，包括住宅，办公楼，学校，大型会展中心及厂房；管理区域分散，遍布上海市的多个区县及江浙两省，财务现场管理难度较大，预算流于形式，难以制定一套统一规范的内部会计控制制度。
2、内部控制制度有其固有的局限性，即使建立了相对完善的会计控制制度，也有可能因为执行人员掌握信息量不完备、理解错误、曲解指令等因素的限制导致主观判断失误，以及受共同的利益驱使串通一气实施舞弊而导致会计控制制度无效。陆家嘴物业由于基层管理处财务工作人员流动性较大，大部分财务人员往往并未真正全面的学习和应用过内部控制的相关理论和方法，也缺少内部控制管理工作经验。
三、加强内部会计控制的制度和保障机制
针对企业内部控制存在的不足，首先要建立一套适合本单位情况的规范统一的内部会计控制制度，其次为保障内部控制制度的有效运行，还必须建立相应的保障机制。
（一）建立规范的内部会计控制制度
1、组织结构控制：首先要从本企业的组织机构开始。应当遵循不相容职务相分离的原则。主要表现在以下几方面：
（1）业务职能与财务职能相分离。例如，业务的审批与财务审核，将业务流程的审批由企业OA系统操作，主要针对各类收支合同即特殊事项的可行性及合理性进行审核。而财务审核则是在业务流程审核通过的基础上，采用内部管理软件进行操作，着重审核各类具体业务的合法性及金额的正确性。
（2）业务授权与执行职务相分离。例如，供应商的确定与采购业务的执行，公司成立了合格供应商专门评审小组，根据科学的供应商评估及准入制度，确定合格的供应商名单，由各管理处按预算从合格供应商处采购。
（3）业务执行与记录相分离。例如，货币资金的收支与记账，对账。针对管理处分布区域较分散的特点，采用银行网点共享和POS机刷卡的两种方法，由管理处工作人员将各类收入能及时解入银行，经内部管理软件审核通过的支付项目，由公司出纳人员通过网上银行直接支付。各主管会计对收入及支出进行审核并记账，定期对账。此外，对一项经济业务处理的全过程的各个步骤也要分派给不同的部门和人员来负责。对不相容职务进行分工负责，有利于防止差错，堵塞漏洞，能对保护财务安全起到积极作用。
2、授权批准控制：授权批准是指企业在处理经济业务时，必须经授权批准才能进行处理，未经授权批准，即不允许接触和处理这些业务。我们将授权分为一般授权和特别授权，一般授权主要是对经日常发生的业务而言，以管理部门的文件规定一般性交易办理的条件、范围和对该交易的责任关系，各职能部门、分公司及管理处根据规定，指派具有胜任能力的人员进行逐级审核，一般经过管理处--管理部门—财务部门—公司/分公司总经理等几个部门审核。特别授权是对特定交易金额及特定经济业务活动的授权，特定交易金额的授权，是指除一般流转程序之外，对于支付金额超过一定金额的业务，还需要由财务总监审核，对于收入及支出开具的支票，由公司较高管理层，采取两人以上手工会签；特定业务活动的授权，是对管理当局认为个别交易必须经批准的情况，如对外投资、资产处置、资金调度、资产重组、收购兼并、担保抵押、财务承诺、关联交易等重要经济业务事项的决策权，以及超过一般授权限制的常规交易，都需要特殊授权。这种授权只涉及特定的经济业务处理的具体条件及有关具体人员，且应保持在董事会及较高管理层手中。
3、预算控制：预算是以企业战略为基础，引导企业资源优化配置的过程。如何运用资源比获得资源更重要，战略决定资源配置，资源配置决定企业的未来。陆家嘴物业下属三个分公司，每个分公司都是一个利润中心，公司本部职能部门是费用中心，公司的整体预算就是以公司经营目标为起点，各分公司和职能部门预算的汇总和整合。各部门和分公司在制定预算时应遵循以下规则：（1）投入产出规则。以投入产出为主线编制预算，根据各管理项目收入情况合理的进行成本费用的估算，对于出现亏损的项目应仔细核实。（2）事前控制规则。管理处预算需经分公司审核，职能部门预算需经管理层审核，通过各级审核通过方可进行汇总。（3）执行批准规则。预算执行必须事先经公司管理层批准，并且预算申请必须文本化。（4）唯一控制规则。没有预算的项目不得执行，除非调整预算。（5）事后考核规则。分公司财务部门编制月度预算执行分析，对各管理处偏离预算的情况进行预警，公司本部财务部根据国资委要求编制季度预算执行分析，对公司整体预算的执行和偏离情况进行分析。（6）调整规则。预算执行是动态的，在预算执行过程中需要不断检验及修正，各分公司可以在授权范围内，对预算及时进行微调，但公司总体预算调整的最终权力属于公司管理层。
（二）建立内部会计控制实施的保障机制
建立了一套内部会计控制制度，还必须要有保障机制来保证其有效运行，陆家嘴物业正是在完善内部控制环境的基础上，通过计算机内部管理软件来保障控制活动的有效运行的。
1、完善企业的会计内部控制环境
首先，企业全体员工尤其是管理层应当树立会计内部控制理念。会计内部控制是否有效关键看企业员工有没有会计内部控制观念，特别是看管理层是否重视会计内部控制制度。其次，加强人力资源投资，提高员工素质，《企业内部控制的基本规范》要求率先在上市公司施行，而陆家嘴物业作为上市公司的全资子公司，必将要严格执行该准则。这就要求财务工作人员不断进行后续教育，加强对先进企业的学习，不断提高自身业务素质。
2、通过计算机信息技术来保障内部会计控制的有效运行
由于陆家嘴物业业务量很大，每月收支项目近千笔，但是每笔业务金额往往很小，通过人工进行核算控制既不经济也不准确。因此，基于业务实际，为满足业务需求，同时确保风险受控，有助效率提升，陆家嘴物业委托软件公司建立了一套适应本企业特点的计算机管理软件，以期实现预算控制事前化、审批流程定向化、财务核算自动化和费用分析全面化的目标。
⑴ 预算管理模块：预先将经审批通过的各部门及管理处的预算导入管理模块，通过报销审批功能，所有产生费用均必须在预算范围内支出，由计算机设定其审批流程，自动比对预算项目及预算金额，无预算或超出预算的系统将不予审批通过。通过预算查询功能，可以使管理者及时了解各部门及管理处详细预算。通过预算执行情况功能，对预算使用情况实时反应提供系统支撑，从而导致管理者在进行业务活动审批时对预算整体情况进行有效把握。当预算的执行过程中，发生需要调整预算的情况，编制预算调整并经预算调整审批功能审批，不经审批通过，不得调整预算。
⑵ 人力资源管理模块：包括职能部门信息、部门岗位信息、员工岗位查询、员工档案信息、招聘员工信息、员工信息审核、员工类别设置、部门类别设置、岗位类别设置。通过部门及部门员工的设定，可以有效地对全公司的组织结构进行控制。通过不同岗位不同级次的授权，使业务环节减少了出错的可能性，潜移默化之中强化了风险管理意识。通过特定人员的权限赋予，也可以保证对重大事项，重大金额的审批控制。由于建立了详细的员工档案信息，并规定除人事部外的部门新增和修改员工信息都需要由人事部审批之后才能成为正式数据，避免了由于人员流动性强，造成的数据安全隐患。
⑶ 财务管理模块：由于管理处与财务会计部门相隔较远，财务数据常常滞后于业务数据，存在大量实际已发生但未结算的收入信息，造成信息不对称。我们要求各个管理处在系统中预先录入详细的业户信息，如房产类型，房屋面积，车位情况及管理费金额，建立完善的业户档案。通过收款处理，每月将收到管理费及开出票据核对之后，按业户名称分别录入，根据收款日期生成收入凭证，月末进行结账处理；通过报销审批，当付款凭证经审核通过后，生成付款指令，出纳人员便可根据付款指令进行支付。财务管理模块的报表功能可以对房产信息、日常收费进行统计、实时生成收缴率，欠费情况的分析资料、为月度考核统计和预算执行分析提供数据支持。
⑷ 票据管理模块：物业管理企业的收费项目除物业服务收入以外，还包括大量代收代缴费用，因此发票数量和发票种类都较多，需要借助计算机系统进行统计管理。票据管理模块包括票据入库、票据领用、票据核销、管理处现有票据查询等功能。购入发票要由专人保管，并按发票编号逐一办理入库登记，各部门和管理处在领用发票时做出库处理，由于票据开出及收款时要按票据编号录入财务管理模块，因此在进行收入登记的同时，对已开具发票进行了核销。根据票据查询功能，生成票据使用汇总表，对领用时间较长而未核销的票据发出预警，从而有效地对发票进行管理。
四、结论
以上是陆家嘴物业管理有限公司针对企业的自身情况，涉及并运行的一些内部会计控制程序。而这些控制程序的设计及运行需要付出一定的成本，各物业管理企业在建立内部会计控制系统时，必须视企业的规模大小、管理模式和单位内部存在的所有风险或失误可能造成的损失和浪费而定，兼顾内部控制的成本与效益原则，根据内部、外部环境的变化，不断地修订内部会计控制系统，不断地调整内部会计控制的程序、方法、内容，不断地完善内部会计控制，使之适应企业的经营管理与发展变化。（文章出处：顾易玮/中国物业管理网） |
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